El Libro Registro de Alojamientos Turísticos: Guía Esencial

En el dinámico sector de los alojamientos turísticos, la obligatoriedad de llevar un registro de los viajeros que se hospedan es una constante que garantiza la seguridad ciudadana. Sin embargo, este aspecto fundamental ha experimentado recientemente importantes modificaciones, generando dudas y la necesidad de una clara comprensión por parte de propietarios y gestores. Este artículo busca desentrañar la complejidad de la nueva normativa, ofreciendo una guía detallada sobre el registro de viajeros y el emblemático libro-registro.

Desde la definición de estos documentos hasta los plazos de envío y los datos específicos a recopilar, abordaremos cada detalle para que puedas mantener tu actividad en perfecta conformidad con la ley. Si eres propietario o gestor de alquileres vacacionales, esta información es crucial para adaptarte a los requerimientos actuales y futuros.

¿Qué es el Registro de Viajeros y el Libro-Registro en Alojamientos Turísticos?

El registro de viajeros y el libro-registro son documentos de cumplimiento obligatorio para cualquier tipo de alojamiento turístico. Su propósito principal es recopilar información detallada de todas las personas que se hospedan, constituyendo una herramienta esencial para la seguridad ciudadana y el control por parte de las autoridades competentes.

Estos documentos no son meros trámites; son la base para el cumplimiento de la normativa legal en materia de seguridad. La no cumplimentación o el manejo inadecuado de los datos pueden acarrear significativas multas y sanciones. Es fundamental comprender que la normativa actual implica una serie de responsabilidades adicionales para los propietarios, incluyendo la recolección de una mayor cantidad de datos personales, el envío de esta información con una frecuencia más alta y en momentos específicos, y la ineludible responsabilidad de asegurar que los datos sean precisos y estén actualizados.

Además, la protección de datos personales de los viajeros es una prioridad. Los propietarios deben garantizar la seguridad y confidencialidad de esta información, cumpliendo con las leyes de protección de datos vigentes.

La Evolución de la Normativa y su Aplicación

La implementación de los cambios en la normativa, especialmente el Real Decreto 933/2021 del Ministerio del Interior, ha estado marcada por varias prórrogas. Inicialmente prevista para el 27 de abril de 2022, luego retrasada al 2 de enero de 2023 con un período de adaptación hasta el 2 de junio, y posteriormente ampliada hasta el 31 de enero de 2024. La última prórroga sitúa la supuesta entrada en vigor de octubre de 2024 a diciembre de 2024, aunque la viabilidad de su aplicación sigue siendo objeto de debate y denuncia por parte de numerosas asociaciones del sector, debido a la dificultad de conseguir todos los datos que presume el Decreto y los posibles conflictos con otras leyes.

En cuanto a los alojamientos afectados, el Real Decreto 933/2021 es claro: regula las obligaciones para todas las personas físicas o jurídicas que ejerzan actividades de hospedaje o alquiler de vehículos a motor sin conductor, incluyendo operadores turísticos y plataformas digitales. Esto significa que absolutamente todos los alojamientos vacacionales, independientemente de su tipo, están obligados a cumplir con esta normativa.

Cambios Clave en el Nuevo Registro de Viajeros

Aunque en un principio hubo preocupación por la magnitud de los cambios, la realidad es que las modificaciones, aunque importantes, son manejables. El Ministerio del Interior contempla cuatro tipos de comunicaciones, pero en el ámbito del hospedaje, nos centraremos en dos: los Partes de entrada de viajeros en establecimientos de hospedaje (PV) y las Reservas de viajeros en establecimientos de hospedaje (RH).

Datos a Recoger: Diferencias entre RH y PV

La información a enviar al Ministerio del Interior varía según el tipo de comunicación:

Alta de Reservas de Hospedaje (RH)

Esta comunicación debe enviarse al Ministerio del Interior en un plazo máximo de 24 horas tras la llegada de la reserva al alojamiento. Incluirá:

• Datos del establecimiento: Código (obtenido tras el alta en la web del Ministerio), tipo de alojamiento, nombre y dirección exacta.
• Datos del contrato de arrendamiento: Número de referencia, fecha de formalización, fecha de entrada y salida, número de personas y método de pago. No es obligatorio informar sobre el número de habitaciones reservadas ni la disponibilidad de internet.
• Datos del viajero: Rol (titular del contrato u otro huésped), nombre, primer apellido y un teléfono o correo de contacto. Otros datos como tipo de documento, fecha de nacimiento o dirección particular solo serán obligatorios al momento de la llegada y envío del parte de viajeros.

Parte de Viajeros (PV)

La información para el Parte de Viajeros también se enviará al Ministerio del Interior en un plazo máximo de 24 horas tras la llegada de la reserva. Deberá incluir:

• Código del establecimiento: Obtenido al dar de alta el alquiler vacacional en la página web del Ministerio.
• Respecto al contrato: Número de referencia, fecha de formalización, fecha de entrada y salida, número de personas y método de pago. Tampoco es obligatorio informar del número de habitaciones ni si dispone de conexión a internet.
• Información a recabar del viajero: Rol (titular u otro huésped), nombre y primer apellido (obligatorio incluir el segundo si es nacido en España), tipo de documento, número y soporte de este (solo para mayores de edad), fecha de nacimiento y dirección del domicilio particular. También es obligatorio un número de teléfono o correo electrónico de contacto y la relación de parentesco en caso de menores de edad. No son obligatorios el sexo ni la nacionalidad del viajero.

Cuándo Realizar el Nuevo Envío

Anteriormente, solo se requería un envío al momento de la entrada de los huéspedes. Con la nueva normativa, se requieren dos envíos:

1. Uno al momento de realizar la reserva (independientemente de cuándo se producirá el hospedaje), que es una comunicación al Ministerio de la que se encarga la plataforma a través de la cual se ha realizado la reserva.
2. Otro envío cuando los huéspedes entren en el alojamiento, muy similar al que se venía haciendo hasta ahora.

Además, si una reserva es cancelada, también se debe realizar una comunicación informando de este cambio.

El Primer Paso para el Nuevo Registro de Viajeros

Una diferencia crucial de esta nueva normativa es que el envío del parte de viajeros, que antes se realizaba a los cuerpos de seguridad correspondientes a cada comunidad autónoma, ahora debe enviarse directamente al Ministerio del Interior. Esto implica que deberás dar de alta —nuevamente— tus alojamientos vacacionales para obtener el nuevo registro con el que cumplir las obligaciones impuestas por el Ministerio. Hasta que la normativa se desarrolle completamente y se reciban nuevas comunicaciones, este es el único paso que se puede realizar: el alta de tus alojamientos vacacionales a través de la web del Ministerio del Interior.

El Origen del Libro-Registro y su Relevancia Histórica

El concepto de libro-registro no es nuevo; sus raíces se remontan a más de 50 años. El Decreto 1513/1959, de 18 de agosto, ya establecía la obligatoriedad para los establecimientos de hostelería de llevar un libro registro con los nombres de las personas que ingresaban, así como la firma de un parte de entrada por cada persona mayor de dieciséis años. Este decreto también exigía la exhibición de pasaportes o Documentos Nacionales de Identidad para verificar los datos. La motivación detrás de esta obligación siempre ha sido la mejora de la Seguridad Ciudadana.

La Ley Orgánica 1/1992, de 21 de febrero, sobre Protección de la Seguridad Ciudadana, refuerza esta obligación, estableciendo en su Artículo 12 que las personas naturales o jurídicas que desarrollen actividades relevantes para la seguridad ciudadana, como las de hospedaje, deben realizar las actuaciones de registro documental e información previstas en la normativa vigente.

La Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, reguló con mayor detalle las obligaciones de los partes de entrada y los libros-registro para hoteles, apartahoteles, apartamentos y otros establecimientos turísticos. Esta orden establecía que los impresos de partes de entrada se ajustarían a un modelo oficial, podían ser manuales o informáticos, pero siempre con la firma inexcusable del viajero. Estos partes debían constituir un libro-registro ordenado correlativamente, con un mínimo de 100 hojas y un máximo de 500, y estar a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, debiendo conservarse durante tres años.

En cuanto a la comunicación de datos, esta orden ya contemplaba diversas opciones, incluyendo la transmisión de ficheros por Internet, un mecanismo que hoy es fundamental. El Artículo 4 de esta orden establecía la obligatoriedad de remitir dichos partes de entrada de viajeros en las 24 horas siguientes al comienzo del alojamiento.

Normativa Regional Específica

Dado que las Comunidades Autónomas tienen competencias exclusivas en materia de promoción y ordenación del turismo, la normativa específica puede variar según la región. La Ley 4/2013, de 4 de junio, de medidas de flexibilización y fomento del mercado del alquiler de viviendas, situó al alquiler de alojamiento privado con fines turísticos bajo las obligaciones del sector turístico, excluyéndolo de la Ley de Arrendamientos Urbanos y sometiéndolo a la normativa turística específica. A continuación, se detallan algunas normativas por Comunidad Autónoma:

Andalucía

Decreto 28/2016, de 2 de febrero: Establece en su Artículo 7 que los usuarios deben presentar su documento de identificación para cumplimentar el parte de entrada conforme a la normativa vigente sobre libros-registro.

Asturias

Decreto 48/2016, de 10 de agosto: Remite al Artículo 23 de la Ley 7/2001, de 22 de junio, de Turismo, que obliga a disponer de los libros y demás documentación exigidos por la reglamentación vigente. Se aclara que el término "empresas turísticas" incluye a las personas físicas que realicen actividad turística de manera habitual y con ánimo de lucro.

Canarias

DECRETO 113/2015, de 22 de mayo: En su Artículo 8, establece que los propietarios o gestores deben remitir a la Dirección General de Policía la información relativa a la estancia de las personas alojadas, de acuerdo con las normas legales de registro documental e información exigidas en materia de seguridad ciudadana.

Castilla-La Mancha

Ley 8/1999, de 26 de mayo: Considera infracción leve el incumplimiento de las disposiciones relativas a información, publicidad, libros o registros establecidos obligatoriamente por la normativa turística.

Cataluña

IRP/418/2010, de 5 de agosto, y DECRETO 159/2012, de 20 de noviembre: Ambos establecen la obligación de identificar a los usuarios mediante documento, llevar el registro de personas alojadas y remitir la información a la Dirección General de la Policía según la normativa de seguridad ciudadana aplicable.

Galicia

Decreto 12/2017, de 26 de enero: En sus Artículos 11 y 40.4, establece que los apartamentos y viviendas turísticas deben cumplir la normativa vigente en materia de libros registro y partes de entrada de personas viajeras.

Madrid

Ley 1/1999, de 12 de marzo: En su Artículo 57, considera infracción leve el incumplimiento de las disposiciones relativas a documentación, libros o registros establecidos obligatoriamente para el adecuado régimen y funcionamiento de la empresa, instalación o servicio y como garantía para la protección del usuario.

Murcia

Decreto número 75/2005, de 24 de junio: Su Artículo 26 establece como requisito indispensable para ocupar el alojamiento la previa inscripción de los usuarios en el correspondiente Libro Registro, mediante exhibición de los documentos acreditativos de su identidad, haciendo constar nombre, apellidos, y fechas de entrada y salida.

Euskadi

Ley 13/2016, de 28 de julio, de Turismo, y ORDEN de 18 de mayo de 2012: Consideran infracción leve el incumplimiento de las obligaciones formales relativas a documentación, libros o registros, y regulan la forma de cumplimentar las obligaciones de registro documental e información a la Ertzaintza.

Preguntas Frecuentes sobre el Registro de Viajeros

La adaptación a la nueva normativa de registro de viajeros es un paso ineludible para los propietarios y gestores de alojamientos turísticos. Mantenerse informado y cumplir rigurosamente con cada requisito no solo evita posibles sanciones, sino que también contribuye a la seguridad general y al profesionalismo del sector. Asegúrate de tener al día tus registros y comunicaciones para una gestión eficiente y conforme a la ley.

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