La Legalización de Libros de Actas: Guía Esencial

En el ámbito de la gestión comunitaria y empresarial, la correcta documentación de acuerdos es un pilar fundamental para la transparencia, la seguridad jurídica y la prevención de conflictos. El libro de actas, en este sentido, se erige como un documento de vital importancia, y su legalización es un proceso ineludible que garantiza la autenticidad y validez de las decisiones tomadas. Pero, ¿qué implica exactamente un acta de legalización y por qué es tan relevante? Acompáñanos en este recorrido detallado para desentrañar todos los aspectos de este procedimiento esencial.

Un acta de legalización, en su esencia más pura, es el documento oficial donde se transcribe y valida toda la información acordada en las reuniones celebradas a lo largo del tiempo, ya sea en una comunidad de propietarios o en una sociedad mercantil. Para las comunidades, una vez redactada el acta, el presidente y el secretario la firmarán y la entregarán al Registro de la Propiedad para su legalización. En el contexto de las sociedades, este proceso se realiza telemáticamente ante el Registro Mercantil, garantizando así la fe pública de los acuerdos corporativos.

La Legalización en el Contexto de las Comunidades de Propietarios

La correcta gestión del libro de actas en una comunidad de propietarios es crucial para el buen funcionamiento y la convivencia. Los acuerdos que afectan la vida comunitaria, desde la aprobación de presupuestos hasta la realización de obras, deben quedar reflejados con total claridad y ser legalizados para adquirir plena validez.

¿Qué puede suspender la legalización de un libro de actas?

La legalización de un libro de actas puede verse comprometida si no se cumplen ciertos requisitos formales y de fondo. Es fundamental establecer pautas claras y uniformes para la redacción de las convocatorias y las actas de las Juntas Generales de Propietarios. Si bien en materia de Propiedad Horizontal rige el principio de conservación de los acuerdos cuando los defectos son meramente formales y no impiden conocer la voluntad comunitaria, este principio no es aplicable si el defecto es esencial. Esto se refiere, particularmente, a la forma de la votación y al resultado de la misma. Un error en estos puntos podría llevar a la suspensión de la legalización.

Redacción y Confección del Acta: Un Rol Clave

Aunque la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) en su artículo 20 no atribuye expresamente al Administrador la función de redactar el acta, es habitual que, por sus funciones como Secretario o en aplicación del artículo 20.1.f LPH, sea este quien la confeccione. La corrección y precisión en la redacción del acta es vital, ya que de ello depende un adecuado gobierno de la comunidad y la prevención de litigios y conflictos entre los propietarios o con terceros. Un acta bien redactada es una herramienta de paz y claridad.

Lugar de Celebración de la Junta: Flexibilidad y Normativa

Una duda frecuente es dónde debe celebrarse la junta. Salvo que los estatutos, el título constitutivo o un acuerdo unánime fijen un lugar expreso, la junta puede celebrarse en un lugar distinto al de ubicación de la finca. Esto se debe a que no se aplica la legislación mercantil para las juntas de accionistas. No obstante, es importante que este cambio de lugar no altere el fuero territorial en caso de litigio, a los efectos del artículo 52.1.8 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC), dado que se trata de un fuero imperativo.

¿Quién puede convocar la Junta?

La junta podrá ser convocada por las personas designadas en el artículo 16 LPH. Es importante destacar que no se excluye a los propietarios morosos de la facultad de convocar una junta. La limitación de derechos debe interpretarse de forma restrictiva, y la LPH solo se refiere a la limitación del voto para los morosos, no a otros derechos como el uso de la palabra o la capacidad de convocar una junta.

La Validez de la Convocatoria sin Firma del Presidente

Una pregunta recurrente es si la convocatoria de una Junta es correcta sin la firma del presidente, pero con la firma del administrador siguiendo instrucciones de este (con un P.O. o “por orden”). La respuesta es sí, es correcta. Sin embargo, es crucial aclarar que el Administrador por sí mismo no está facultado para convocar la Junta. Su facultad surge cuando actúa siguiendo las instrucciones del Presidente y esto queda expresado en la convocatoria, ya que es el Presidente quien, por Ley de Propiedad Horizontal, debe convocar las Juntas. La jurisprudencia, como la STS de 16 de junio de 1988, reafirma que no es necesaria la citación personal del presidente, siendo válido que el administrador o secretario lo haga por delegación.

Representación en las Juntas: Diversidad de Opciones

La representación de un propietario en una junta puede adoptar diversas formas, lo que ofrece una notable flexibilidad. Puede ser a través de un poder general, un poder especial con indicación del sentido del voto, un simple escrito firmado o incluso de forma verbal. En este último caso, se precisa la ratificación del poderdante. Es importante señalar que no se requiere unir copia de los documentos de apoderamiento, siendo suficiente con que el Secretario o Administrador refleje la representación en el acta. Un propietario representado se considera presente a efectos de una posible impugnación, lo que subraya la importancia de dejar constancia de esta representación.

La Invalidez de la Aprobación del Acta Anterior

Un error común en el orden del día es incluir la “Lectura y Aprobación del Acta Anterior”. Este punto no debe incluirse ni como parte del orden del día ni como primer acuerdo de la junta. Los acuerdos se adoptan en el sentido votado en la misma junta o, en su caso, cuando se obtengan las mayorías precisas a los efectos del artículo 17 LPH sobre el cómputo del voto del ausente. El voto del ausente puede ser “positivo” (si no se opone en 30 días) o “negativo” si así lo indica expresamente. Tampoco es necesario leer el acta anterior, salvo que se precise alguna aclaración, rectificación o complemento de errores formales a los efectos del artículo 19 LPH, pero nunca se puede cambiar lo acordado previamente.

El Apartado de “Ruegos y Preguntas”: Límites Claros

El punto de “Ruegos y preguntas” es un espacio para consultas y sugerencias, pero es fundamental entender que en este apartado no es posible adoptar acuerdos (SAP de Asturias, secc 7ª de 25-05-2015). Tampoco debe admitirse que los propietarios aporten documentos para justificar su voto en este momento. Su finalidad es meramente informativa y de debate abierto, sin capacidad decisoria.

Idioma del Acta: Flexibilidad y Oficialidad

El acta debe redactarse en la lengua oficial del Estado. No obstante, también es posible utilizar alguna de las lenguas autonómicas oficiales. Incluso, podría ser válida si se acuerda redactarla en un idioma extranjero, como lo ha señalado la STS de 15 de noviembre de 2002. Esta flexibilidad permite adaptarse a las realidades lingüísticas de cada comunidad.

El Voto Secreto: Una Excepción Muy Limitada

La votación secreta no es admisible en las comunidades de propietarios, según la STS de 17 de noviembre de 2001. La razón principal es que no permite computar la cuota de participación de cada propietario, lo cual es esencial para la validez de los acuerdos que requieren doble mayoría (propietarios y cuotas). Solo como excepción muy puntual podría hacerse en una comunidad de cuatro propietarios con la misma cuota de participación (25%), donde la cuota no sería un factor diferenciador.

Contenido del Acta: Precisión y Relevancia

El contenido del acta debe ajustarse con la mayor precisión posible a lo dispuesto en el artículo 19 LPH. Este artículo, además de los requisitos externos (art. 19.2 a-e LPH), se refiere a la constancia de los acuerdos (art. 19.2.f LPH) y al resultado de las votaciones. Específicamente, el acta debe incluir: "Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen".

Esto implica que se debe evitar recoger intervenciones de los propietarios ajenas al acuerdo debatido, expresiones ofensivas entre propietarios, comentarios jocosos o irónicos sin relevancia. En definitiva, es ajena al acta toda cuestión o intervención que no tenga como finalidad directa justificar el voto del propietario o convencer a otros propietarios de la necesidad de adoptar el acuerdo en uno u otro sentido.

Al respecto, se deben establecer las siguientes pautas de actuación:

• Se deben evitar incluir en el acta expresiones o describir actos que no solo puedan ser un ilícito penal (injurias/calumnias), sino que puedan afectar al honor o a la imagen de otros propietarios. Esto, sin perjuicio de que el Tribunal Supremo ha excluido la condena al Administrador en demandas de protección del honor cuando ha habido un litigio derivado de recoger en el acta expresiones ofensivas para alguno de los propietarios (SSTS de 20-07-2011, 30-12-2010, 3-06-2009, 2-10-2008).
• Es esencial la indicación de propietarios asistentes por sí o representados y la cuota de participación, ya que el sistema de acuerdos es el de "doble mayoría": propietarios y cuotas. Aunque no se ha considerado esencial si no afecta al resultado de la votación, es muy aconsejable indicar el sentido del voto de cada propietario, con indicación de los votos a favor y en contra.
• Es esencial e insubsanable el reflejo del resultado preciso de la votación, con indicación de los votos a favor y en contra y la cuota de participación que representa cada voto (SSAP de Málaga, secc. 4a de 8-02-2011; Madrid, secc 21a 23-06-2010 y secc 13a de 28-07-2009).
• También es muy importante consignar con claridad el contenido expreso de cada acuerdo de manera simple, exhaustiva y diáfana, sin interlocuciones, largas frases o expresiones ajenas a lo que supone un acuerdo y sin preámbulos, exposiciones previas, justificaciones o circunloquios y sin necesidad de una referencia pormenorizada de las intervenciones de cada propietario.

Requisitos para Reclamar Gastos Comunes: El Artículo 21 LPH

El artículo 21 de la LPH establece los requisitos para que un acuerdo de la Junta de Propietarios sea válido a la hora de reclamar gastos comunes. Para ello, el acuerdo debe:

• Contener la autorización al presidente, o en su caso al administrador de la comunidad, para que ejerciten en nombre de esta las acciones legales correspondientes para reclamar los gastos generales adeudados.
• Relacionar los datos del deudor y detallar lo máximo posible el origen de la deuda que se va a reclamar, es decir, los meses adeudados, fechas de los acuerdos por los que se aprobaron derramas extraordinarias, etc. Esta detallada información es crucial para evitar en un futuro que el deudor alegue indefensión y desconocimiento del origen y cuantía del débito.
• Especificar que la reclamación de la deuda se va a realizar a través del juicio monitorio.

Una vez adoptado el acuerdo, la LPH exige que sea notificado a los deudores en la forma establecida en el artículo 9 LPH antes de interponer el juicio monitorio. Aunque la ley no exige que la notificación se realice de forma fehaciente, es altamente recomendable que se haga por burofax con acuse de recibo o por requerimiento notarial. Los gastos derivados de esta notificación también podrán serle reclamados al deudor en el juicio monitorio.

El juicio monitorio es un procedimiento rápido y eficaz que las comunidades de propietarios tienen a su alcance para reclamar las cantidades debidas por los gastos generales para el adecuado sostenimiento del inmueble, servicios, cargas, etc., y también para reclamar a los propietarios su cuota de participación en el fondo de reserva que la comunidad debe tener disponible obligatoriamente.

Cuando el deudor se opone a la petición inicial del proceso monitorio, el acreedor puede solicitar el embargo preventivo de bienes suficientes de aquel, para hacer frente a la cantidad reclamada, los intereses y las costas. El tribunal acordará, en todo caso, el embargo preventivo sin necesidad de que el acreedor preste caución. No obstante, el deudor puede enervar el embargo prestando aval bancario.

Si se utilizan servicios profesionales de abogado y procurador para reclamar las cantidades, el deudor deberá pagar los honorarios y derechos que devenguen ambos por su intervención, con sujeción a los límites establecidos en el artículo 394 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.

La Firma del Acta: ¿Es un Requisito Indispensable?

La falta de firma del Presidente y del Secretario en el acta ha generado una clara divergencia jurisprudencial. Un sector entiende que esta falta de firma es un defecto insubsanable y que el acta no firmada es nula, pues las firmas son necesarias para el cierre del acta a los efectos del artículo 19 LPH. Sin embargo, otras resoluciones entienden que el acta sin la firma del Administrador no es motivo de nulidad y que, en todo caso, puede subsanarse si se acredita en el juicio la realidad de los acuerdos o se ratifican. Más recientemente, el Tribunal Supremo ha indicado que la falta de las firmas del Presidente y/o Administrador no produce la nulidad de la junta y de los acuerdos que contienen, y que el defecto es subsanable en la siguiente junta (STS de 20-04-2015). Cabe recalcar que no es necesaria la firma de los propietarios asistentes a las juntas para el cierre del acta (STS de 22-12-2009).

El Libro de Actas y su Diligenciamiento

Sobre el libro de actas, al que se refiere el artículo 19.1 LPH y su diligenciamiento, la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) ha establecido algunas resoluciones de interés:

• No es posible la legalización de un nuevo libro de actas si la no devolución del anterior por el Administrador destituido no se considera una sustracción, incluso si se acreditó mediante denuncia (RDGRN de 28-07-2014).
• Se suspende la legalización de un libro de actas de una comunidad presentado por quien dice ser el Administrador y alegando el extravío del libro anterior, si posteriormente el libro extraviado es presentado por quien acredita ser el Administrador (RDGRN de 6-08-2014).
• Es suficiente acreditar la formalización del título constitutivo de una comunidad de propietarios con elementos comunes para legalizar su libro de actas, aunque el título no conste en escritura pública ni esté inscrito en el registro (RDGRN de 8-08-2014).

Legalización de Libros de Actas en el Registro Mercantil para Sociedades

La legalización de los libros de actas y el libro registro de socios es un trámite indispensable para las sociedades mercantiles, especialmente desde el ejercicio 2013. La reforma de la Ley de apoyo al emprendedor estableció que todos los libros obligatorios para los empresarios, sin importar su clase, incluidos los libros de actas de juntas y el libro de socios, deben legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil en soporte electrónico. Este proceso debe realizarse antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deben reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

En cada ejercicio, se deben legalizar las actas del ejercicio anterior. Es posible tener un libro único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad o un libro para cada uno de ellos. Las fechas de apertura y cierre del año deben especificarse en cada uno de estos libros. Las actas de las reuniones, ya sea una o varias, deben legalizarse en un libro todos los años, similar a como se hace con los libros de contabilidad.

Además, si se necesita acreditar para algún trámite puntual, es posible legalizar un libro de detalles de actas en cualquier momento del ejercicio, lo que ofrece una flexibilidad adicional.

¿Cómo se hace un libro de actas digital?

El proceso para elaborar un libro de actas digital es sorprendentemente sencillo. Basta con redactar las actas en un documento de texto, como Word, y posteriormente convertirlas a formato PDF. No es necesario que todas las actas se creen en un único documento de Word; se puede elaborar cada acta en un archivo distinto y luego, mediante herramientas de edición de PDF, unirlas todas en un solo documento PDF. El libro de actas digital final contendrá todas las actas correspondientes al ejercicio a legalizar.

Una práctica común, especialmente en asesorías, es mantener una estructura organizada en el ordenador, con una carpeta principal llamada “LIBRO DE ACTAS” que contenga subcarpetas por cada ejercicio. Dentro de cada subcarpeta, se guardan las respectivas actas. Cuando llega el momento de la legalización, se recopilan todas las actas del ejercicio en un único documento PDF y se presenta telemáticamente en el Registro Mercantil.

Modelos de Actas para Sociedades

La mayoría de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) confeccionarán como mínimo un acta por ejercicio, donde constará la aprobación de las cuentas anuales y la gestión de los administradores durante el ejercicio. Sin embargo, es crucial prestar atención a las Actas Extraordinarias. Si se realizan cambios significativos como una modificación de objeto social, un cambio de domicilio social, o un reparto de dividendos, será necesario elaborar un acta específica para cada uno de estos eventos y añadirla al libro de actas.

Modelo de Acta de Formulación de Cuentas Anuales (Junta General Ordinaria)

Este es uno de los modelos de acta más comunes. Incluye la aprobación de las cuentas anuales y la gestión del administrador. Un ejemplo de su estructura sería:

Se sugiere poner como Presidente y Secretario de la junta a los dos socios con mayor porcentaje de capital social, ya que si representan más del 51%, sus firmas serán suficientes para la aprobación.

Modelo de Acta para Modificación de Objeto Social (Junta General Extraordinaria)

Si una empresa busca ampliar su objeto social, es necesario realizar una reunión con todos los socios y plasmar este acuerdo en un Acta de Junta General Extraordinaria. Los textos específicos que debe contener este tipo de acta, además de los genéricos de cualquier acta, son:

• Orden del día: Propuesta de ampliación del Objeto Social y modificación de la actividad; Modificación parcial de los Estatutos de la Sociedad; Facultar al Administrador para elevar a público los acuerdos.
• Acuerdos alcanzados: Descripción de los nuevos códigos y descripciones de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE) para el objeto social, y la modificación del artículo 2 del Estatuto Social.

Modelo de Acta para Paga Extra al Administrador (Junta General Extraordinaria)

Si la Sociedad decide otorgar una paga extra al Administrador por sus labores, este acuerdo debe quedar reflejado en un acta de Junta General Extraordinaria con la aprobación de todos los socios. Es vital no confundir este concepto con el reparto de dividendos a los socios, ya que tributan de forma diferente.

• Orden del día: Aprobación de una paga extra de beneficios al Administrador Único; Facultar al Administrador para elevar a público los acuerdos.
• Acuerdos alcanzados: Detalle de la aprobación de la paga extra, especificando el porcentaje del salario neto anual o la cantidad fija.

Modelo de Acta para Pago de Cuota de Autónomos por la Empresa (Junta General Extraordinaria)

Para que una Sociedad abone la cuota de autónomo societario de un administrador o socio, debe existir un acta de Junta General que refleje este acuerdo por escrito. Este acta deberá incorporarse posteriormente al Libro de Actas para su legalización.

• Orden del día: Aprobación del pago de la cuota de autónomo por parte de la Sociedad; Facultar al Administrador para elevar a público los acuerdos.
• Acuerdos alcanzados: Acuerdo unánime de que la Sociedad satisfaga las cuotas de autónomo como retribución de trabajo en especie del Administrador único.

Preguntas Frecuentes sobre la Legalización de Libros

La legalización de libros de actas puede generar diversas dudas. A continuación, abordamos algunas de las preguntas más comunes para ofrecer mayor claridad:

¿Cómo se debe redactar un libro de actas?

El libro de actas debe redactarse de manera clara y detallada. Cada acta individual debe incluir la fecha y lugar de la reunión, el tipo de sesión (ordinaria o extraordinaria), la lista completa de asistentes y su posición en la sociedad o comunidad. Es fundamental que se detallen los temas tratados en el orden del día y, crucialmente, las decisiones tomadas para cada punto. Para su validez, cada acta debe estar firmada por el secretario y el presidente de la sociedad o comunidad, asegurando así la autenticidad del contenido y la responsabilidad de quienes lo certifican.

¿Qué tipos de libros de actas hay?

En el ámbito societario, existen principalmente dos tipos de libros de actas que deben ser gestionados y legalizados:

1. El libro de actas de las juntas generales: En este libro se registran todas las decisiones y acuerdos adoptados por los socios o accionistas de la sociedad. Esto incluye, pero no se limita a, la aprobación de cuentas anuales, nombramientos o ceses de administradores, modificaciones estatutarias, y cualquier otra decisión que requiera la participación de la junta de socios.
2. El libro de actas del órgano de administración: Este libro se destina a registrar las decisiones y acuerdos tomados por los administradores o por el consejo de administración de la sociedad. Aquí se documentan las operaciones y estrategias de gestión diaria, así como cualquier acuerdo que sea competencia exclusiva del órgano de administración.

Para las comunidades de propietarios, generalmente se maneja un único libro de actas que registra todas las decisiones de las Juntas de Propietarios.

¿Cómo elaborar un acta?

La elaboración de un acta requiere seguir una estructura lógica y rigurosa para asegurar que toda la información relevante quede debidamente registrada. Los pasos clave son:

1. Encabezado: Comienza con la fecha y el lugar exactos de la reunión. Es vital especificar si se trata de una Junta General (Ordinaria o Extraordinaria) o una reunión del órgano de administración.
2. Lista de Asistentes: Incluye el nombre completo de todos los asistentes y su posición o representación en la sociedad o comunidad (socio, administrador, propietario, representante, etc.).
3. Orden del Día: Detalla de forma clara y concisa los puntos que se van a tratar durante la reunión. Este debe ser el mismo que se incluyó en la convocatoria.
4. Desarrollo de Cada Punto: Para cada punto del orden del día, se debe resumir el contenido discutido, las principales intervenciones y opiniones relevantes de los participantes. No es necesario transcribir textualmente todo el debate, pero sí capturar la esencia de lo conversado.
5. Acuerdos Adoptados: Este es el apartado más importante. Se deben especificar con precisión y sin ambigüedades las decisiones tomadas para cada punto del orden del día. Es crucial registrar los resultados de las votaciones, indicando el número de votos a favor, en contra, abstenciones y, en su caso, las cuotas de participación que representan dichos votos.
6. Cierre y Firmas: Finalmente, se debe indicar la hora de finalización de la reunión. El acta debe ser firmada por el secretario y el presidente de la reunión, quienes certifican la veracidad de lo consignado. En el caso de sociedades, estas firmas son esenciales para la posterior legalización telemática.

La correcta gestión y legalización de los libros de actas es un pilar fundamental en la vida de cualquier comunidad o empresa. Asegurar la validez de los acuerdos tomados no solo previene futuros conflictos y litigios, sino que también otorga transparencia y seguridad jurídica a todas las operaciones. Entender este proceso y aplicar las mejores prácticas en la redacción y presentación de las actas es una inversión en la estabilidad y el crecimiento.

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